Prestação de Contas do Síndico
Data: 09/11/2021 Categoria: DIREITO IMOBILIÁRIO E CONDOMINIAL Autor: Denise Reis
Prestação de Contas do Condomínio
Se você é síndico e está em dúvidas quanto a execução da prestação de contas do condomínio, confira abaixo os itens essenciais que precisam ser apresentados.
- Relatório de receitas: Essa etapa deve ser separada em dois pontos: condôminos em dia com as suas obrigações e os que estão em dívida com o condomínio. Na última situação, podem ser demonstrados os valores dos acréscimos de multas por atraso na taxa condominial do proprietário inadimplente. Outra renda possível é a de locação dos espaços compartilhados do edifício;
- Relatório de despesas: Esse documento é dividido em duas partes: contas ordinárias e extraordinárias. Nessa etapa é possível checar a evolução dos custos condominiais fixos e variáveis efetuados pela gestão. Nesse item, pode-se agregar um relatório comparativo entre as despesas orçadas x realizadas;
- Balancete: Demonstra resumidamente os gastos e receitas do condomínio, além do saldo inicial e final do mês. Este documento pode ser usado mensalmente para prestação de contas aos condôminos;
- Inadimplência: Apresenta indicadores relevantes sobre o tema, como percentual, valores pendentes e medidas tomadas para cobrança administrativa ou judicial, bem como a conscientização para redução desse índice.
Planilha de prestação de contas
Para facilitar a prestação de contas do condomínio é recomendado organizar todas as informações. Normalmente é utilizado uma pasta que pode ser física ou digital, na qual são armazenados os dados financeiros e comprovantes contábeis e comprobatórios as transações efetuadas.
Vale lembrar que esses documentos pertencem ao condomínio, mas com a possibilidade de os condôminos terem acesso.
Melhores práticas da prestação de contas do condomínio
- Esteja preparado:
Anote e organize informações importantes para que você possa consultá-las quando alguém fizer uma pergunta. Durante a reunião condominial, é muito importante esclarecer as dúvidas dos moradores.
- Elabore um material de apoio:
A demonstração financeira contém diversas informações complexas, o que pode fazer com que os moradores se percam no meio de tanto conteúdo. Desse modo, crie materiais para acompanhar sua apresentação. Além disso, programações de despesas e outros pontos relevantes podem ser inseridos neste material.
- Faça uma apresentação atrativa:
Apresentações com muito conteúdo são desestimulantes. Utilize recursos que tornem a sua apresentação mais atrativa e ilustrada, tais como gráficos e animações para comparar as informações dos últimos anos com as informações atuais.
- Faça uma auditoria:
É prudente a execução de trabalhos de auditoria nas contas. Isso ajuda a desmistificar eventuais desconfortos ou desconfiança na gestão, e proporciona mais segurança na qualidade da prestação de contas dados apresentados.
Essa auditoria deve ser feita por terceiros especializados. Sendo assim, pode ser realizada pelo conselho fiscal e também por profissional especialista contratado, como um auditor, por exemplo.
- Incorpore o balancete no boleto:
Uma boa maneira para tornar transparente a prestação de contas do condomínio é mostrar o balancete mensal nos boletos enviados aos condôminos. Isso é eficaz para a prestação de contas e possibilita o acompanhamento por parte dos moradores.
- Faça cotações e orçamentos:
O síndico deve sempre realizar cotação para compra de produtos e contratação de serviços para o condomínio. Isso é uma prática de boa gestão, e quando isso não acontece, pode gerar desconfiança. Sendo assim, o ideal é solicitar orçamentos de pelo menos três fornecedores para qualquer tipo de compra ou serviços.
Qual a importância da prestação de contas?
A prestação de contas é uma tarefa obrigatória. Ainda assim, quando os condôminos percebem que o síndico está empenhado em demonstrar as movimentações financeiras, tendem a valorizar a transparência da sua gestão, ficando mais confiantes nas suas ações e decisões.
Ganhar a confiança pode ser o maior benefício de uma gestão financeira transparente. Porém, outra vantagem obtida está relacionada a redução dos motivos para problemas de comunicação, como suposições ou boatos sobre o destino de recursos ou dos fundos do edifício.
Quem deve aprovar a prestação de contas?
A prestação de contas do condomínio deve ser votada na Assembleia Geral, que decide pela aprovação ou rejeição.
Caso não seja aprovada, o síndico terá um prazo para regularizar as inconsistências, que normalmente é de 45 dias ou ajustado pela própria assembleia.